Przygotowanie, formalności przed wyjazdem

(Po zakwalifikowaniu na wyjazd)

Kandydaci starający się o wyjazd na studia zagraniczne są informowani o wyniku procesu rekrutacyjnego w terminie określonym w harmonogramie rekrutacji przez uczelnianego koordynatora programu Erasmus. Od tego momentu osoby zakwalifikowane muszą podjąć działania, które zwykle zajmują kilka miesięcy i są konieczne, aby spełnić szereg wymogów związanych z organizacją studiów na uczelni zagranicznej.

Po ogłoszeniu wyników odbywa się obowiązkowe spotkanie organizacyjne, na którym omawiany jest dalszy proces przygotowań, studentom przekazywane są dane kontaktowe do koordynatorów wydziałowych, przedstawicieli uczelni zagranicznych, czy byłych stypendystów.

Kandydaci są informowani o tym, że w pierwszej kolejności muszą nawiązać kontakt z przedstawicielami uczelni zagranicznych i złożyć stosowne dokumenty. Zwykle są to formularze zgłoszeniowe i podania o zakwaterowanie. Niektóre uczelnie mogą żądać także wykazu zaliczeń w języku angielskim. O wszystkich formalnościach uczelnie zagraniczne informują studentów w indywidualnej korespondencji. Istotna kwestią jest przygotowanie listy przedmiotów do studiowania za granicą. Przydatnym jest także nawiązanie kontaktu z byłymi stypendystami, aby dowiedzieć się, jak studiuje się za granicą i zdobyć praktyczne porady.

W celu otrzymania prawa wyjazdu i dofinansowania student musi podpisać z uczelnią macierzystą umowę na wyjazd w ramach programu Erasmus+ (dotyczy to także studentów bez prawa do otrzymania stypendium, czyli z tzw. grantem zerowym). Umowa może zostać zawarta tylko po dostarczeniu przez kandydata wymaganych dokumentów. Najlepiej jest podpisać ją na około miesiąc przed planowanym wyjazdem, aby pierwsza rata stypendium wpłynęła na konto uczestnika jeszcze przed planowanym wyjazdem.

Dokumenty wymagane w celu podpisania umowy na wyjazd

1. Porozumienie o Programie Studiów (Learning Agreement for studies)/ lub Porozumienie o Programie Praktyki (Learning Agreement for traineeship) wg aktualnego wzoru, podpisane przez studenta, przedstawiciela macierzystego wydziału (koordynator wydziałowy) i przedstawiciela instytucji przyjmującej.
2. Karta Zaliczeńzatwierdzona przez dziekana, studenta, koordynatora wydziałowego (druk wydawany przez koordynatora wydziałowego).
3. Letter of Acceptance / Letter of Admission(list z zagranicznej uczelni partnerskiej potwierdzający przyjęcie na studia w ramach programu, który uczelnia zagraniczna przesyła bezpośrednio do studenta po otrzymaniu i zaakceptowaniu wymaganych dokumentów).
4. Formularz Danych Bankowych.
5. Potwierdzenie posiadania ubezpieczenia zdrowotnego(karta EKUZ lub równoważne ubezpieczenie prywatne) i NNW.
6. Zaświadczenie z dziekanatu o uregulowanym statusie studenta.
7. Wypełnienie obowiązkowego testu językowego online

Warto pamiętać, że w przypadku, gdy wyjazd ma miejsce w trakcie sesji zimowej, należy złożyć podanie do dziekana prosząc o wydanie zgody na wcześniejsze przystąpienie do sesji z powodu wyjazdu na studia za granicę. Jeśli wykładowca zgadza się na zaliczanie przedmiotu w sesji letniej również należy napisać podanie do dziekana o przeniesienie terminu egzaminu na sesję letnią. O przeniesieniu egzaminu na sesję letnią należy także powiadomić swojego koordynatora wydziałowego.

Przygotowanie do wyjazdu jest czasochłonne i intensywne. Należy ten proces traktować jako sprawdzenie własnych kompetencji predysponujących do wyjazdu. Osoby, które poradzą sobie ze sprawami administracyjnymi otrzymują wyjątkową szansę studiowania za granicą i udowadniają, że są zdolne do stawienia czoła czekającym je wyzwaniom.

Zostaliśmy zakwalifikowani na Erasmusa! Ale co dalej?

Plan działania:
1. Uczestniczenie w spotkaniu organizacyjnym, o którym osoby zakwalifikowane są informowane przez uczelnianego koordynatora programu Erasmus+.
2. Zgłoszenie swojej kandydatury do osoby kontaktowej na uczelni zagranicznej oraz zdobycie informacji o procedurze aplikacyjnej do uczelni zagranicznej i sposobie rezerwacji zakwaterowania.
3. Spotkanie z koordynatorem wydziałowym, który pomaga studentom w przygotowaniu się do wyjazdu w aspekcie akademickim i przygotowanie m.in. Learning Agreement for studies.
4. Nawiązanie kontaktu z byłymi stypendystami programu Erasmus w celu pozyskania praktycznych informacji na temat warunków pobytu na uczelniach zagranicznych.
5. Składanie podań i wymaganych dokumentów do uczelni zagranicznych.
6. Kompletowanie dokumentów potrzebnych w celu podpisania umowy na wyjazd: Learning Agreement for studies/ traineeship; Karty Zaliczeń (studia); Letter of Acceptance; formularza danych bankowych; potwierdzenia posiadania ubezpieczenia zdrowotnego (karta EKUZ) i NNW; zaświadczenia z dziekanatu o uregulowanym statusie studenta.
7. Wykonanie obowiązkowego testu językowego OLS.
8. Podpisanie umowy z uczelnią macierzystą na realizację wyjazdu w ramach programu Erasmus+ (po wcześniejszym umówieniu się na spotkanie w Dziale Współpracy Międzynarodowej).

Formalności po zrealizowanym wyjeździe

W celu rozliczenia wyjazdu zagranicznego należy po powrocie dostarczyć do Działu Współpracy Międzynarodowej:
1. Confirmation of Stay - zaświadczenie z instytucji przyjmującej potwierdzające okres pobytu, zawierające faktyczną datę rozpoczęcia i zakończenia fizycznego pobytu w instytucji zagranicznej oraz że planowany program studiów / praktyk został zrealizowany.
2. Transcript of Records (‘Wykaz zaliczeń’) - informacje o zaliczonych przedmiotach, zdanych egzaminach i uzyskanych ocenach w uczelni przyjmującej / informacje o zrealizowanej praktyce wraz z oceną praktyk.
3. Jeśli były dokonywane zmiany przedmiotów/ programu praktyk podczas pobytu za granicą: zatwierdzony przez wszystkie strony Learning Agreement (During the Mobility) i zatwierdzona przez wszystkie strony nowa Karta Zaliczeń.
4. Należy wypełnić obowiązkowy raport online.

Student powinien również obowiązkowo skontaktować się ze swoim Koordynatorem Wydziałowym w celu zaliczenia okresu studiów / praktyki i dokonania wpisów uzyskanych osiągnięć.

Na Wydziale: student powracający z wyjazdu długoterminowego w ramach Programu zobowiązany jest przedłożyć Koordynatorowi  Wydziałowemu wykaz uzyskanych osiągnięć (Transcript of Records), nie później niż do dnia zakończenia sesji poprawkowej w uczelni macierzystej. W przypadku nieotrzymania przez studenta Transcript of Records do końca sesji poprawkowej, student może ubiegać się o przedłużenie terminu do jego złożenia i zaliczenia semestru przez Dziekana. Po zweryfikowaniu przez Koordynatora Wydziałowego Transcript of Records, student składa uzupełniony i zatwierdzony przez Koordynatora dokument do Dziekanatu w celu rozliczenia odbytego okresu studiów. W celu zaliczenia okresu studiów odbytych za granicą w ramach programu Erasmus + student powinien skompletować w Uczelni przyjmującej minimum 30 punktów ECTS, odpowiadających jednemu semestrowi studiów w Uczelni macierzystej. Szczegóły na Wydziale (u Koordynatora Wydziałowego).